Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Mitos Multitasking: Bagaimana Anda Benar-Benar Menyelesaikan Sesuatu?

Multitasking
Meskipun multitasking mungkin terdengar bagus, terkadang bisa menjadi musuh produktivitas. Matthew Jenkin memperkenalkan beberapa metode alternatif yang berfokus pada satu tugas pada satu waktu, sehingga menciptakan tenaga kerja yang lebih bahagia dan lebih produktif.
 
Pengusaha Inggris Carl Reader mengira semuanya berjalan baik di kantor akuntan D&T. Itu sebabnya dia sangat terkejut menemukan perbedaan besar dalam waktu yang dibutuhkan anggota tim untuk menyelesaikan tugas yang sama. Apakah hanya karena beberapa karyawannya bekerja tiga kali lebih lambat, atau lebih? Pembaca memutuskan untuk mempelajari lebih dalam topik ini.

Dia menemukan bahwa mereka yang paling lama menyelesaikan tugas adalah mereka yang paling banyak tugas. Para multitasker berjuang untuk mengikuti email, permintaan media sosial, dan panggilan, sambil menyelesaikan proyek besar pada saat yang bersamaan.

Reader menggambarkan situasi mereka seperti ini: "Mereka menderita efek volatilitas. Ketika mereka berhenti dari tugas untuk menyelesaikan tugas yang kurang penting, bahkan jika mereka terganggu hanya beberapa menit, mereka butuh hampir setengah jam untuk bergabung dengan alur kerja. Di sinilah waktu kita terbuang. Lokasi."

Multitasking sering dipandang sebagai kebutuhan di dunia modern. Multitasking adalah sesuatu yang sederhana seperti membalas email dan berbicara pada saat yang sama, tapi itu diremehkan. Keyakinan bahwa multitasking membuat kita lebih produktif sebenarnya adalah mitos.

Penelitian oleh American Psychological Association(2) mengungkapkan bahwa apa yang kita anggap multitasking tidak efektif dan tidak efisien. Hal ini dikarenakan istilah multitasking yang salah. Dave Crenshaw menjelaskan dalam bukunya The Myth of Multitasking: "Ketika kebanyakan orang menyebut multitasking , mereka sebenarnya berbicara tentang pengalihan tugas . Tidak peduli bagaimana mereka melakukannya, beralih cepat di antara dua hal tidak terlalu efektif atau efisien."

Metode ini tidak hanya membuang waktu, tetapi juga berdampak negatif pada kemampuan mental Anda. Sebuah studi oleh Stanford (3) menemukan bahwa multitasker berkinerja lebih buruk dan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk memperhatikan suatu topik. Eksperimen telah menunjukkan bahwa ketika perhatian dialihkan dari satu tugas ke tugas berikutnya, sebagian pikiran masih terfokus pada tugas sebelumnya (4). Setiap kali Anda beralih lagi, Anda harus mengingatkan diri sendiri tentang apa yang Anda lakukan sebelumnya saat menghadapi sedikit gangguan dari tugas lainnya. Ini dapat meningkatkan beban kognitif Anda.

Menurut penelitian lain (5), multitasking membutuhkan waktu 40% lebih lama daripada fokus pada satu tugas pada satu waktu. Faktanya, Gloria Mark dari University of California menemukan bahwa dibutuhkan 25 menit(6) untuk kembali ke tugas yang telah lama kita tinggalkan.

Jadi jika multitasking tidak bekerja, apa solusinya?

1. Perhatikan dan rencanakan

Carl Reader lebih suka menghabiskan beberapa hari untuk mengamati dengan cermat apa yang Anda lakukan pada hari biasa. “Ketika saya meluangkan waktu untuk menuliskan tugas-tugas yang sedang saya kerjakan, lebih mudah bagi saya untuk melihat betapa sedikit waktu yang saya habiskan untuk hal-hal yang benar-benar penting,” kata Reader. mengatakan.

Dengan informasi ini, Pembaca mulai merencanakan hari-harinya dengan serius agar dapat menggunakan waktunya dengan sebaik-baiknya. Reader menyatakan: "Daripada membiarkan hari saya membentuk saya, saya membentuk hari-hari saya. Sekarang di malam hari saya menjadwalkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu yang menunggu saya pada hari berikutnya dan membebaskan waktu untuk tugas-tugas lain. Sejak saya mulai melakukan ini , saya kagum dengan banyaknya pekerjaan yang dapat saya selesaikan."

Berhenti multitasking dan dapatkan kembali waktu berharga Anda setiap hari
stopwatch dengan latar belakang merah

2. Mulai "cari peluang tugas"

Dalam artikel Forbes mereka (7), Shani Harmon dan Renee Cullinan menyarankan orang untuk berhenti mencoba melakukan semuanya sekaligus dan memanfaatkan peluang untuk mencocokkan tugas pada interval waktu yang tepat, berubah menjadi karyawan "pencari tugas" .

Pertama, mereka merekomendasikan untuk mengumpulkan tugas Anda dalam tiga "ember", kecil, sedang, dan besar, berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing. Ketika Anda mengetahui hal ini, Anda dapat mengoptimalkan hari Anda untuk mencapai produktivitas yang maksimal.

Bucket kecil (tugas yang memakan waktu 15 menit atau kurang, seperti menanggapi email) dapat diselesaikan dengan cepat dalam periode aktivitas yang singkat.

Bucket tengah (tugas yang memerlukan fokus dan konsentrasi, tetapi masih relatif terbatas) dapat ditangani saat rapat tiba-tiba dibatalkan atau penerbangan Anda tertunda.

Bucket besar (tugas yang memerlukan fokus tingkat tinggi, seperti menulis dokumen strategi atau menganalisis data) mengharuskan Anda meluangkan waktu untuk menyelesaikannya, untuk menciptakan ruang di kalender Anda.

Seperti yang disarankan Harmon dan Cullinan, mengambil tugas kecil dan menengah secara ringkas memungkinkan lebih banyak ruang untuk fokus pada hal-hal besar yang seringkali paling penting.

3. "Hancurkan" harimu

Pakar produktivitas Marianne Page mengatakan produktivitas sejati mungkin terjadi ketika kita memecah waktu menjadi "blok" hari kita. Misalnya, kita dapat membaginya menjadi segmen-segmen 90 menit dengan jeda singkat di antara setiap trek. Selanjutnya, kita perlu menetapkan bagian dari proyek atau lini bisnis ke setiap slot waktu dan tetap berpegang pada tugas tersebut dalam waktu tertentu.

Page menjelaskan, "Pertama, rencanakan hari Anda ke depan. Jadi Anda tahu di alam bawah sadar Anda apa yang akan Anda lakukan, Anda memiliki batas waktu untuk setiap 'bagian', dan Anda mulai merencanakan dalam pikiran Anda. Jeda di antara memungkinkan Anda untuk mengisi ulang energi Anda dan mengalihkan fokus Anda ke tugas atau area kerja berikutnya.

4. Mengadopsi Teknik Pomodoro

Teknik ini memecah tugas menjadi bagian-bagian kecil, biasanya masing-masing 25 menit, dengan jeda di antaranya. Teknik manajemen waktu ini dikembangkan oleh Francesco Cirillo pada akhir 1980-an. Sebagai seorang mahasiswa, Cirillo mengalami kesulitan menggunakan waktu belajarnya secara efisien. Legenda mengatakan bahwa Cirillo menggunakan pengatur waktu dapur berbentuk tomat yang dinamai metodenya, mengaturnya menjadi beberapa menit, dan bekerja secara intensif dalam waktu singkat itu. Dia kemudian menghadiahi dirinya sendiri dengan istirahat.

Itu berhasil. Dia akhirnya bisa lebih fokus pada tugas yang ada dan menyelesaikan lebih banyak. Metode sederhana namun efektif ini telah melahirkan banyak aplikasi, dari Marinara Timer(8) hingga PomoDone(9), menawarkan timer yang mudah digunakan untuk membantu Anda menguasai teknik ini.

5. Masuk lebih dalam

Mengembangkan kemauan Anda adalah keterampilan lain yang meningkatkan produktivitas. Penulis dan dosen Cal Newport, salah satu buku terlaris Wall Street, Purity: Bagaimana Kita Kehilangan Kemampuan untuk Berfokus, Bagaimana Kita Dapat Mendapatkannya Kembali? Dalam bukunya, Dia menyampaikan pentingnya kekuatan memberikan perhatian penuh kita pada suatu tugas.

Newport menyebut kemampuan untuk bekerja dalam sebagai "kekuatan super abad ke-21" dan menggambarkannya sebagai berikut: "Aktivitas profesional yang membatasi kemampuan kognitif Anda, dilakukan dengan konsentrasi bebas gangguan. Upaya ini menciptakan nilai baru, meningkatkan keterampilan Anda, dan menghasilkan hasil yang sulit didapat."

Newport mengusulkan empat prinsip untuk pekerjaan yang mendalam: menciptakan ruang dan waktu bebas gangguan untuk bekerja, mematikan media sosial, menahan keinginan untuk beralih di antara tugas-tugas saat bosan, dan "membuang hal-hal yang dangkal", yaitu, meminimalkan waktu Anda harus mengabdikan diri untuk tugas-tugas kecil yang memakan waktu

Apa yang membuat teknik ini menarik adalah kurangnya pendekatan semua atau tidak sama sekali. Anda tidak perlu sepenuhnya membebaskan diri dari gangguan. Sebaliknya, tujuannya adalah untuk memurnikan diri Anda sepenuhnya hanya saat melakukan pekerjaan yang mendalam .

6. Lebih asertif

Metode Hunter, yang dikembangkan oleh Aytekin Tank, pendiri JotForm, yang mengembangkan perangkat lunak untuk membuat formulir online, melampaui ini. Sebagai perpanjangan dari saran terkenal "makan katak" Mark Twain bahwa Anda memulai hari Anda dengan tugas yang paling tidak ingin Anda lakukan , Tank menyarankan untuk fokus hanya pada satu tugas setiap hari, tetapi menetapkannya sebagai tujuan untuk menyelesaikannya.

Seperti yang dinyatakan Lila MacLellan dalam artikelnya untuk Quartz (10): "Yang harus Anda lakukan adalah memilih tugas yang akan menjadi fokus hari Anda, bahkan jika itu tidak akan membawa Anda sepanjang hari untuk menyelesaikannya. Tulis item ini di notepad, tempel di buku catatan Anda, dan gunakan sebagai panduan Anda. Ketika pikiran Anda mengembara ke pesan yang tertunda, pakaian cuci kering Anda, atau hal-hal tidak berarti yang dilakukan orang ketika mereka harus bekerja, lihat catatan ini."

Teknik Tank terinspirasi oleh taktik bertahan hidup orang-orang kuno. Tank menyatakan: "Jika pemburu berhasil menangkap mangsa hari itu, dia akan memberi makan keluarganya. Jika tidak, keluarganya tidak akan mendapatkan cukup. Sesederhana itu. Pemburu sama sekali tidak punya waktu untuk memeriksa email, hadir waktu- menyedot rapat, atau mengirim email tindak lanjut. Tentu saja mereka akan melakukannya. juga untuk menyiapkan daftarnya."