Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Tips untuk Rapat yang Lebih Produktif

Siapa yang tidak suka pertemuan? Faktanya, kebanyakan dari kita tidak menyukainya. Dalam artikel ini, Loulla-Mae Eleftheriou-Smith mencari wawasan ahli tentang meningkatkan hasil sekaligus mengurangi waktu rapat dengan mengadakan rapat sambil berdiri atau mengatur undangan rapat.

Baik terjadwal atau tidak terjadwal, rapat dapat berubah menjadi ladang ranjau saat dijalankan dengan buruk. Dibutuhkan waktu 45 menit untuk terlibat dalam diskusi tim, dipanggil untuk pengembangan perusahaan, atau sekadar diundang untuk pertemuan singkat. Ketika Anda membiarkan mereka mengisi hari Anda, Anda mungkin merasa tidak ada waktu tersisa untuk benar-benar melakukan pekerjaan Anda.

Menurut penelitian eShare(1), rata-rata karyawan menghadiri 4,4 pertemuan per minggu. Lebih dari setengah dari pertemuan ini dianggap tidak perlu. Seharusnya tidak sulit untuk memahami alasannya. Tetapi ketika rapat dilakukan dengan baik, semua orang yang terlibat dapat memetik manfaatnya. Di sini kami berbicara dengan berbagai pakar untuk mendapatkan kiat tentang cara membuat rapat lebih produktif.

Rabu tanpa pertemuan

Rapat yang tidak berguna tidak hanya membuang waktu, tetapi juga membuat orang mengantuk. Dalam penelitian terbaru yang dilakukan oleh Crowne Plaza Hotel and Resorts di Eropa(2), 34% responden mengaku kehabisan energi selama rapat panjang, sementara 23% mengaku pernah melihat seseorang tertidur.

Konsultan kinerja dan produktivitas tinggi Abigail Ireland menyatakan bahwa hari bebas rapat adalah cara yang berguna bagi orang-orang untuk mengevaluasi kembali waktu mereka: “Mengurangi waktu yang dialokasikan untuk rapat sebesar 20% menciptakan perasaan kelangkaan, mendorong orang-orang untuk mengadakan rapat yang produktif. memutuskan untuk hadir.”

Rabu adalah hari terbaik untuk dihabiskan tanpa pertemuan karena memungkinkan jeda, evaluasi, dan perencanaan untuk masa depan. Irlandia menyatakan: "Anda dapat mengevaluasi tindakan dua hari sebelumnya dan merencanakan ke depan untuk Kamis dan Jumat. Ini adalah kesempatan bagus untuk mengevaluasi kembali pertemuan di masa depan dan bersikap kejam: Anda dapat menarik diri dari rapat, memilih siapa yang akan hadir, atau memilih untuk hadir sendiri."

Pertemuan berdiri

Rapat berdiri (karena orang tidak mungkin tenang dan bersantai) tidak hanya mengurangi waktu yang dihabiskan di ruang konferensi, tetapi juga meningkatkan kegembiraan karyawan tentang proses kelompok kreatif dan berbagi pengetahuan. Faktanya, menurut penelitian (3) yang dilakukan di Universitas Washington di St. Louis, AS, rapat sambil berdiri mengurangi kecenderungan orang untuk menghasilkan ide hanya dalam satu ruang.

Tino Triste, direktur penelitian strategis di agensi SEO Tecmark, berpendapat bahwa beralih ke rapat berdiri telah secara signifikan mengurangi durasi rapat kantor. Triste mengatakan tentang rapat: "Pertemuan kami terkadang memakan waktu lebih dari 90 menit, meskipun mereka tidak perlu lebih dari 30 menit. Sekarang itu dibagi dua. Rapat lebih pendek tetapi sama proaktifnya seperti sebelumnya. Berdiri membantu tim mendapatkan apa yang mereka inginkan. ingin berekspresi dalam waktu yang lebih singkat, dan melakukannya lebih cepat. Ini memungkinkan dia untuk mempresentasikannya dengan lebih percaya diri.”

Jangan terjebak dalam pusaran pertemuan yang tidak produktif.

Persiapkan dirimu

Menurut platform kolaborasi tim Attentiv(4), 63% dari semua pertemuan di AS diadakan tanpa perencanaan agenda sebelumnya. Itu berarti banyak orang bergabung dalam diskusi kelompok tanpa mengetahui alasannya.

Memiliki studi tentang pengembangan kepemimpinan dan perilaku di Henley Business School, Assoc. dr. Clare Collins; Ia mengatakan bahwa bermanfaat bagi setiap orang untuk berpartisipasi dalam pertemuan yang dipersiapkan dengan baik, yaitu di mana informasi yang relevan dibaca terlebih dahulu, item agenda dan target diketahui:

"Persiapan harus masuk akal dan mencakup hasil yang diinginkan. Peserta harus datang ke pertemuan dengan informasi latar belakang dan data yang diperlukan, idealnya yang telah dibagikan dengan orang lain sebelumnya. Item diskusi yang panjang jarang akan menghasilkan hasil yang bermanfaat dibandingkan dengan presentasi fakta yang singkat dan rasional. pengambilan keputusan.”

Buat daftar tamu Anda

Memperhatikan bahwa daftar undangan rapat bertambah? Penelitian (5) yang dikutip dalam Harvard Business Review dapat membantu: Jumlah orang yang ideal untuk menghadiri rapat dinyatakan lima sampai delapan orang. Rapat dengan lebih banyak peserta dapat membuat keputusan sulit menjadi sulit, antara lain, atau tidak memberikan cukup waktu bagi semua orang untuk mendengarkan.

Louise Lee, asisten administrasi khusus terkemuka di firma konsultan administrasi Saunders and Lee, menyatakan: "Undang hanya mereka yang perlu menghadiri rapat. Saat menetapkan agenda, mudah untuk melihat bahwa ada item yang jelas untuk orang-orang tertentu dan hanya mereka yang harus hadir ."

Tetapi bagaimana jika suatu agenda menyangkut seluruh departemen atau sekelompok karyawan tertentu? Lee berkata, "Tim dapat memberi tahu seseorang sebelum rapat sehingga akan ada lebih sedikit orang untuk mendengarkan."

Buat pengaturan tempat duduk Anda

Penelitian pengaturan kelas dan bagaimana siswa berpartisipasi dalam pengaturan tersebut, yang dilakukan pada tahun 1960 oleh psikolog lingkungan Robert Sommer, sejak itu telah diterapkan pada perilaku di ruang rapat (6).

Richard Harris, pelatih pribadi dan perusahaan, mengatakan: "Salah satu tip adalah menggunakan pengaturan tempat duduk yang mengaktifkan pola pikir yang diperlukan untuk rapat. Misalnya, jika hasil yang diinginkan adalah tim mencapai kesepakatan, membuat semua orang berada di sisi meja yang sama. akan membuatnya lebih mudah."

Harris menambahkan: "Jika Anda ingin seseorang bertanggung jawab atas administrasi, mintalah orang itu duduk di meja, dan jika Anda ingin sikap yang lebih adil di dalam ruangan, tempatkan peserta di meja bundar. Jika Anda ingin suasana yang hidup diskusi, duduk tim di sisi berlawanan dari meja secara implisit akan mendorong kontras ini. Pertimbangkan dua lawan duduk berlawanan satu sama lain dalam turnamen catur."

Rangkullah pertemuan 22 menit

Stuart Hearn, CEO perusahaan perangkat lunak manajemen kinerja Clear Review, mengatakan: "Untuk beberapa alasan, waktu standar untuk rapat biasanya setengah jam atau satu jam. Masalahnya adalah bahwa bisnis sering menyerah pada 'Aturan Parkinson'. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tentu melebihi waktu yang diberikan untuk tugas itu."

Itulah sebabnya perusahaan Hearn memutuskan untuk mengadakan rapat yang lebih singkat di mana baik manajemen maupun karyawan sangat ketat dalam mematuhi waktu yang ditentukan sehingga rapat tersebut sukses bagi semua orang.

Dua puluh dua menit menjadi waktu ajaib dalam rapat. Nicole Steinbok, yang menciptakan konsep "pertemuan 22 menit" (7), mengusulkan sembilan langkah untuk tetap berpegang pada kerangka waktu ini dan mempertahankan produktivitas, dari agenda berorientasi tujuan hingga pelarangan telepon.